Jedes Jahr entscheiden Hunderte von Studios, ein Retreat zu veranstalten. Die meisten machen es einmal, verdienen weniger als gedacht, arbeiten härter als erwartet und sprechen nie wieder darüber. Das liegt fast nie am Ziel.

Wir betreiben diese Wochen in Marokko für Studios, Clubs und Kliniken, und wir sehen dieselben drei Fehler mit einer Regelmäßigkeit, die sich vorhersagen lässt. Dieser Leitfaden ist der, den wir gern gelesen hätten, bevor wir angefangen haben.

Erstens: die Rechnung, die niemand aufstellt

Der Fehler beginnt bei der Kalkulation. Studios rechnen mit einem Preis pro Person und multiplizieren ihn mit der erhofften Teilnehmerzahl. Das ist die falsche Rechnung, weil die Kosten nicht so funktionieren.

Kosten, die mitwachsen

Unterkunft, Verpflegung, Transfers, Aktivitäten, Guides ab einer bestimmten Gruppengröße. Diese Posten steigen mit jedem Teilnehmer, und sie sind die einzigen, die die meisten Studios einkalkulieren. In Marokko hängt das, was Sie pro Person und Nacht zahlen, auf einem Niveau, das Ihre Mitglieder nicht bemängeln werden, vor allem davon ab, wo Sie sich befinden. Ein Wüstencamp am Ende einer Piste kostet mehr als ein Riad in der Medina, weil dort alles einschließlich des Wassers per Fahrzeug ankommt.

Kosten, die bleiben

Ihr eigener Flug. Ihre eigene Unterkunft. Das Leitfahrzeug. Der Mindestumsatz einer Location. Diese Posten bewegen sich nicht, wenn drei Leute absagen, und sie sind der Grund, warum ein halb volles Retreat Geld verliert statt weniger zu verdienen.

Die eigentliche Frage lautet nicht, was kostet es pro Person, sondern ab welcher Teilnehmerzahl trage ich meine Fixkosten. Diese Zahl liegt fast immer höher, als ein Studio annimmt, und sie zu kennen ändert jede weitere Entscheidung.

Zweitens: die Teilnehmerzahl, die Sie wirklich brauchen

Weniger als Sie denken für ein gutes Retreat. Mehr als Sie denken, damit es sich rechnet.

Unsere Gruppen laufen mit acht bis zwanzig Personen. Unter acht wird die Woche seltsam: Die Dynamik hängt von zwei oder drei Menschen ab, und wenn eine davon schlecht gelaunt ist, spürt es die ganze Gruppe. Über zwanzig wird aus einem Retreat eine Reisegruppe. Der Guide kennt keine Namen mehr, der lange Tisch zerfällt in Grüppchen, und die Woche verwandelt sich in einen Zeitplan.

Für ein erstes Retreat sind zwölf bis sechzehn die richtige Zahl. Groß genug, dass die Fixkosten sich verteilen, klein genug, dass es sich nach etwas Ausgesuchtem anfühlt.

Drittens: die Haftung, von der niemand spricht

Das ist der Teil, den wir jeden Studiobesitzer am dringendsten lesen lassen würden.

Wenn Ihre Mitglieder Ihr Studio mit einer Reise verbinden, verbinden sie es auch mit allem, was auf dieser Reise passiert. Genau das ist der Sinn der Sache, solange die Woche gut läuft. Es ist auch das Risiko, wenn sie es nicht tut.

Drei Fragen, die vor der ersten Einladung beantwortet sein sollten. Erstens: Wer verkauft die Reise rechtlich? Reisen zu verkaufen ist eine regulierte Tätigkeit, und in Marokko braucht es dafür eine Lizenz des Tourismusministeriums. Wenn Ihre Mitglieder Ihrem Studio Geld für eine Woche im Ausland überweisen, verkaufen Sie eine Reise, ganz gleich was auf der Rechnung steht.

Zweitens: Was deckt Ihre Berufshaftpflicht außerhalb Ihrer Räume ab? Die meisten Policen sind um einen Raum herum geschrieben. Ein Hammam, ein Eisbad und ein Bergpfad sind dieser Raum nicht.

Drittens, und am praktischsten: Was passiert, wenn jemand vier Stunden von der nächsten Straße entfernt krank wird? Nicht in der Theorie. Wer fährt, wohin, und wer entscheidet.

Was gut aussieht

Ein Studio, das das Unterrichten behält und den Rest abgibt. Sie führen die Sessions, Sie halten die Beziehung zu Ihren Mitgliedern, Sie bestimmen den Ton der Woche. Boden, Guides, Genehmigungen, Fahrzeuge, Verpflegung, Notfallplan und Lizenz liegen bei jemandem, der das täglich macht.

Und ein Zeitplan mit Luft darin. Der lange Mittag, den jedes Programm als Erstes streicht, ist meistens der Teil, von dem Ihre Mitglieder zu Hause erzählen.

Wann Sie es nicht tun sollten

Wenn Ihre Community weniger als hundert aktive Mitglieder hat, warten Sie. Die Konversionsrate von Mitglied zu Retreat-Teilnehmer liegt niedriger, als jede Fallstudie behauptet, und Sie verbrennen Wohlwollen, wenn Sie eine Woche ankündigen und sie dann absagen.

Wenn Sie hoffen, dass das Retreat ein schwaches Jahr rettet, tun Sie es nicht. Es ist ein Instrument der Bindung und der Tiefe, kein Instrument des Cashflows. Richtig gemacht trägt sich ein erstes Retreat ungefähr selbst.

Und wenn Sie die Woche nicht persönlich leiten können, tun Sie es nicht. Ein Studio-Retreat ohne die Person, wegen der die Mitglieder kommen, ist eine Pauschalreise mit Ihrem Logo darauf.

Die Saison, und warum sie zählt

Die Wüstensaison läuft von Ende September bis Anfang Juni. Juli und August sind in der Sahara wirklich zu heiß: Die Camps schließen, und jeder Veranstalter, der Ihnen eine Wüstenwoche im August anbietet, ist entweder unerfahren oder gleichgültig gegenüber dem Wohl Ihrer Mitglieder. Die Küste ist in dieser Hinsicht ein anderes Land. Taghazout, Essaouira und Oualidia sind im Juli und August am besten, und eine Sommerwoche am Atlantik ist ohne Weiteres machbar.

Planen Sie acht bis zehn Monate im Voraus. Die guten Camps und die guten Bergführer sind früher vergeben, als die meisten Menschen erwarten.

Die Kurzfassung

Rechnen Sie mit fixen und variablen Kosten getrennt. Zielen Sie auf zwölf bis sechzehn Teilnehmer beim ersten Mal. Klären Sie Lizenz, Versicherung und Evakuierung, bevor Sie irgendjemanden einladen. Schützen Sie den langen Mittag. Und leiten Sie die Woche selbst.

Wir betreiben diese Wochen in Marokko für Studios, Clubs und Kliniken und halten die Betreiberlizenz, damit Sie es nicht müssen. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Community reisen würde: Die Antwort steckt meistens darin, wie viele Ihrer Mitglieder Sie schon gefragt haben, wohin Sie selbst in den Urlaub fahren.