Quando organizzi un ritiro attraverso un operatore, non stai costruendo un budget partendo da stanze vuote e dal gasolio per un generatore. Stai guardando un solo numero: la tariffa netta a persona che ti quotiamo, che copre tutto ciò che avviene a terra per le notti prenotate. Quanto paga la tua community al di sopra di quella cifra, su una partenza dedicata, è una decisione interamente tua.

Il lavoro, quindi, non è scoprire quanto costano le cose. Quello l'abbiamo già fatto noi. Il lavoro è capire con esattezza cosa comprende la tariffa netta, cosa lascia fuori deliberatamente e quanto spazio c'è fra quella cifra e il prezzo che i tuoi iscritti pagheranno senza pensarci due volte. Sbaglia quel margine e una settimana che sul foglio di calcolo sembra sana può andare in perdita nel momento in cui qualcuno disdice.

Cosa sta dentro la tariffa netta

La tariffa netta copre tutto ciò che accade su suolo marocchino dal momento in cui il tuo gruppo atterra. Trasferimenti con i nostri veicoli, permessi e accessi alle aree protette, guide provenienti dalle regioni in cui lavoriamo, sistemazioni che abbiamo visitato e in cui abbiamo dormito prima di proporle, ogni pasto con ingredienti delle cooperative da cui compriamo, il recupero, e una delle nostre figure di riferimento che viaggia con il gruppo dal primo all'ultimo trasferimento. Se accade a terra, è dentro quel numero.

Cosa resta fuori

Voli internazionali, assicurazione di viaggio e visti restano a carico dei tuoi ospiti, ed è giusto così. Sono decisioni personali, legate ai passaporti e all'aeroporto di partenza, e inglobarle nel tuo prezzo aggiunge soltanto un ricarico che i tuoi iscritti possono verificare su un sito di prenotazioni in trenta secondi. Se vuoi che la settimana venga fotografata o filmata, anche quello si può organizzare, e il materiale resta tuo senza limiti di tempo, ma sta fuori dalla tariffa di base come opzione e non come impostazione predefinita.

Perché il margine deve reggere una disdetta e uno scarto di cambio

Un margine che sembra comodo a gruppo pieno può assottigliarsi quando qualche iscritto si ritira nelle settimane che precedono la data di decisione, il momento concordato in anticipo dopo il quale la prenotazione diventa ferma. La tariffa netta non cambia, perché è calcolata a persona, ma il margine complessivo su cui contavi per coprire il tuo tempo si riduce a ogni posto che resta vuoto. Costruisci il prezzo sulla parte bassa di ciò che ti aspetti di vendere, non sul numero che speri di raggiungere.

La stessa disciplina vale per la valuta. Fra la quotazione che ricevi e la settimana in cui il tuo gruppo parte passano mesi, e se stai facendo pagare la tua community in una valuta diversa da quella in cui è fissata la tariffa netta, in quell'intervallo il cambio può muoversi contro di te. Inserisci un piccolo cuscinetto nel tuo prezzo, invece di calcolarlo sul cambio esatto del giorno della quotazione.

Il posto gratuito del coach è una voce reale, non un premio

Da otto ospiti paganti, il tuo posto nel viaggio è gratuito. Non è una cortesia da citare di sfuggita: è una voce vera nella tua aritmetica. Quando i tuoi numeri superano gli otto, smetti di prezzare la tua community come se stessi ancora pagando il tuo posto, perché non lo stai facendo. I coach che se ne dimenticano finiscono per chiedere troppo al proprio gruppo senza accorgersene, oppure per chiedere troppo poco a tutti gli altri per compensare un costo che non esiste più.

Scendere sotto il tuo stesso prezzo pubblico distrugge l'edizione successiva

Una partenza può funzionare in due modi. Su una partenza dedicata, decidi tu quanto paga la tua community, e la differenza fra quella cifra e la tariffa netta è tua. Su una partenza pubblicata, i tuoi iscritti viaggiano a un prezzo pubblico fisso e tu guadagni una commissione su ogni prenotazione, la stessa per chiunque si iscriva. I due modelli risolvono problemi diversi, ma entrambi dipendono da una cosa sola: il prezzo che dichiari deve essere il prezzo che le persone pagano davvero.

Se applichi di nascosto uno sconto a un iscritto, la voce circola in una community che parla di sé di continuo. La volta successiva in cui annunci un prezzo, una parte della tua lista aspetterà lo stesso trattamento riservato invece di prenotare alla cifra dichiarata, e una partenza pubblicata perde tutto il suo senso nel momento in cui il prezzo pubblico smette di essere pubblico. Se l'esclusiva nella tua categoria e nella tua città fa parte di ciò che rende interessante l'offerta, uno sconto discreto la smonta dall'interno.

Tempi di pagamento: perché non tocchi mai un acconto

I tuoi iscritti prenotano da noi e pagano direttamente noi. Non anticipi mai un acconto e non gestisci mai un rimborso, il che elimina il più grande rischio di liquidità che un viaggio organizzato in proprio porta con sé. Significa anche che la questione del prezzo resta fra te e la tua community, e non diventa un bonifico che gestisci per conto loro. Una volta passata la data di decisione e resa ferma la prenotazione, quel calendario è chiuso e nessuno rincorre nessuno per denaro.

Cosa fare quando un iscritto chiede uno sconto

Di' no al numero, e di' sì alla persona se vuoi. Il prezzo dichiarato è ciò che rende credibile tutto l'impianto agli occhi di chiunque altro l'abbia pagato, quindi abbassarlo in silenzio per un solo iscritto è un costo che assorbi dal tuo margine, non un favore a costo zero. Se vuoi aiutare qualcuno in particolare, fallo apertamente, come tuo regalo, invece di muovere il numero.

Il prezzo che fissi per una prima edizione diventa il prezzo che la tua community si aspetterà da ogni edizione successiva. Trattalo come una decisione da prendere una volta con cura, non come qualcosa da rinegoziare ogni volta che qualcuno lo chiede.