Quien dirige un estudio y ha organizado un retiro cuenta siempre las mismas dos historias. La primera es la de la semana en sí, que fue extraordinaria. La segunda es la de los once meses anteriores, que estuvieron a punto de enterrar la idea para siempre.

Esta es la segunda historia, escrita por quienes atienden el teléfono a las dos de la madrugada. Nos dedicamos a operar retiros en Marruecos, el campamento que hay al final de una de nuestras rutas es nuestro y tenemos la licencia de operador. Lo que sigue es lo que le contaríamos a la dueña o al dueño de un estudio delante de un café, incluida la parte que desaconseja contratar a nadie.

Empieza por la única cifra que decide algo

Antes del lugar, antes de las fechas, antes del precioso mood board: ¿cuántos de tus socios van a pagar de verdad? No cuántos dijeron que les encantaría. Cuántos van a transferir una señal.

La proporción honesta, según los estudios con los que hemos hablado, es que alrededor de uno de cada diez socios implicados se anima en un primer retiro. Un estudio con cuatrocientos nombres en su lista de correo planifica, siendo optimista, para quince o veinticinco viajeros, y el primer año suele quedarse en la parte baja. Si tu plan necesita treinta personas para cubrir costes, no tienes un plan: tienes una esperanza.

Esto importa más que cualquier otra decisión, porque fija tu estructura de costes. Casi todo lo que en un retiro es fijo (el mínimo del alojamiento, los vuelos de tu coach, el equipo sobre el terreno) es igual vengan doce personas o veinte. La diferencia entre esas dos cifras suele ser la diferencia entre un buen año y un mal año.

Lo que cuesta de verdad montar un retiro sobre el terreno

Los costes se reparten en dos montones y la gente los confunde constantemente.

Costes variables, por persona

Alojamiento, comida, traslados dentro del país, actividades y los guías que crecen con el tamaño del grupo. En Marruecos, con un estándar del que tus socios no se van a quejar, lo que pagas por persona y por noche depende sobre todo de dónde estés. Un campamento en el desierto al final de una pista sale por encima de un riad en la medina, porque allí todo llega en vehículo, incluida el agua.

Costes fijos, sea cual sea el tamaño del grupo

Tu vuelo y el de tu coach. El vehículo de cabeza. Los permisos. El mínimo del alojamiento si has privatizado. La visita previa que deberías haber hecho y probablemente no harás. Nada de esto encoge cuando tres personas cancelan, y por eso un grupo pequeño duele dos veces: menos ingresos, los mismos gastos de estructura.

La aritmética que viene a continuación no perdona y conviene hacerla en papel antes que ninguna otra cosa. Coge tus costes fijos, divídelos entre el número realista de participantes, súmale tu coste variable por persona y solo entonces decide qué vas a cobrar. La mayoría de los primeros retiros se tarifican al revés: una cifra que sonaba bien y un presupuesto reconstruido hacia atrás que nunca llegó a cuadrar.

Las seis cosas que se tuercen de verdad

Por nuestra experiencia, ninguna de ellas es el programa. Quien dirige un estudio sabe hacer programas. Lo que se rompe es todo lo que hay alrededor.

1. El lugar que era perfecto en las fotos

El fallo más frecuente con diferencia. Una propiedad parece extraordinaria en internet, el propietario resulta encantador por teléfono y luego llegan doce personas y se encuentran cuatro duchas que funcionan y un generador que se apaga a las once. Nadie debería vender un sitio en el que no ha dormido. Si no puedes ir a verlo, te estás fiando de un fotógrafo.

2. La distancia, medida en horas y no en kilómetros

Marruecos es más grande de lo que parece y sus partes interesantes no están en autopista. Sesenta kilómetros de pista son hora y media, no cuarenta minutos. Un traslado que en el itinerario ocupa una línea puede comerse un día entero, y un día perdido de una semana de siete es una porción nada despreciable de lo que tus socios han pagado.

3. Alguien se pone enfermo a cuatro horas de una carretera

Antes o después ocurrirá. La única pregunta es si tenías un plan. Dónde está el médico más cercano, quién conduce, cuál es la ruta de evacuación y si tu seguro cubre de verdad una actividad que tú describiste como trekking. La mayoría de quienes organizan por primera vez descubren la respuesta a esa última pregunta en el peor momento posible.

4. El agua, la altitud y las cosas que escalan mal

Cocinar para doce a 2.700 metros no es cocinar para doce a nivel del mar. El agua en el desierto profundo es un problema de logística, no de compra. Son asuntos poco glamurosos y son exactamente lo que separa una semana de la que la gente habla de una semana que la gente sobrevive.

5. El papeleo que nadie menciona

Vender un viaje es una actividad regulada en casi todos los países, Marruecos incluido, donde exige una licencia del Ministerio de Turismo. Si cobras a tus socios por viajar, estás vendiendo viajes, pongas lo que pongas en la factura. Muchos estudios lo descubren después de haber recogido las señales.

6. Las cancelaciones que llegan en el quinto mes

Dos personas se caen ocho semanas antes de la salida. La señal del alojamiento no se devuelve. Tus costes fijos no se mueven. Si no has escrito unas condiciones de cancelación que te protejan y que además parezcan justas, o asumes la pérdida o mantienes una conversación desagradable con un socio de toda la vida. Decide cuál de las dos antes de necesitarlo.

Cuándo ir y cuándo no

La temporada del desierto va de finales de septiembre a principios de junio. Julio y agosto hacen en el Sahara un calor sencillamente imposible: los campamentos cierran, y cualquier operador que te ofrezca una semana de desierto en agosto o tiene poca experiencia o le da igual el bienestar de tus socios. La costa, en esto, es otro país. Taghazout, Essaouira y Oualidia están en su mejor momento en julio y agosto, y una semana de verano en el Atlántico funciona perfectamente.

La montaña se estrecha en pleno invierno, aunque menos de lo que la gente imagina, y una semana en el Alto Atlas en febrero es de lo mejor que ofrece el país si las rutas están bien elegidas.

En cuanto a plazos, cuenta con entre ocho y diez meses. No por los vuelos, sino porque el buen terreno se llena pronto: los campamentos que merecen la pena y los guías que merecen la pena están reservados por otros grupos mucho antes de que la mayoría empiece a buscar.

Hacerlo por tu cuenta o trabajar con un operador

Hay argumentos reales para hacerlo sola o solo, y preferimos decirlo antes que fingir lo contrario.

Si tu grupo es pequeño, tu destino es fácil de alcanzar y disfrutas con la logística, hazlo por tu cuenta. Te quedas con el margen, aprendes el terreno y el segundo año será muchísimo más fácil que el primero. Hay retiros excelentes que se organizan exactamente así.

El argumento a favor de un operador es más estrecho de lo que dice el sector. Compensa cuando el terreno es realmente difícil, cuando la exposición regulatoria es real o cuando lo que se puede romper es algo que no puedes arreglar desde otro país. Una semana de yoga en una villa portuguesa no nos necesita. Una semana que termina sesenta kilómetros más allá del último asfalto, sí.

La pregunta que hay que hacerle a cualquier operador no es qué incluye. Es: ¿has dormido ahí?, ¿quién conduce?, ¿cuál es tu plan si alguien se pone enfermo? y ¿tienes tú la licencia o la subcontratas a quien la tiene?

Lo que nunca deberías ceder

Trabajes con quien trabajes, tres cosas siguen siendo tuyas. La enseñanza, porque es por lo que vienen tus socios. La relación, porque un operador que se mete entre tú y tu comunidad está construyendo su lista a tu costa. Y el precio, porque en cuanto tus socios puedan encontrar la misma semana más barata en otro sitio, tu autoridad se ha terminado.

Cualquier acuerdo en el que un socio comercial fije lo que pagan tus alumnos, o los contacte directamente, es un acuerdo que deberías rechazar tengan la pinta que tengan las condiciones.

El resumen honesto

Los retiros no son una línea de ingresos pasiva. Son lo más exigente que puede hacer un estudio en términos operativos, y son también la forma más eficaz que existe de convertir a un socio en alguien que organiza su año alrededor de ti. Las dos cosas son verdad.

Planifica para los participantes que vas a tener de verdad, fija el precio desde el coste hacia arriba y no desde la intuición hacia abajo, escribe las condiciones de cancelación antes de necesitarlas y sé honesta u honesto sobre qué partes del terreno puedes controlar realmente desde casa.

Si Marruecos es el destino que estás considerando, aquí hacemos cuarenta y cinco salidas al año y el campamento del final de una de ellas es nuestro. Nuestro programa para estudios está abierto, y preferimos decirte que la semana no va a funcionar antes que venderte una que no funciona.